Géolocalisation V6

La version 6 de Visual Planning offre de nouvelles possibilités au niveau de la géolocalisation notamment en ce qui concerne les vues carte d’événements, ordonnancement, calcul de distance…

 

 

Identifier la position de la personne

 

 

 

Identifier le trajet Personne-> Contrats ou Contrats-Personnes

 

 

 

L’information de distance entre deux points est stockable dans un formulaire et donc réutilisable dans d’autres fonctionnalités de Visual Planning (total de contrôle, rapport d’événements, libellé des barres de durée, etc.).

Vue carte événements

La vue Carte d'événements fait son apparition et vient aboutir les fonctions de géolocalisation de Visual Planning.

Dans la copie d’écran ci-dessous, une carte d’événement a été paramétrée afin de visualiser l’ensemble des trajets de chaque collaborateur.

Ces derniers disposent d’une couleur propre à leurs trajets. Visual Planning va savoir indiquer quel est le meilleur trajet pour chaque personne et va également conseiller des itinéraires afin de les optimiser.

Exemples :

- Le trajet de Mr Bignon, représenté en violet, est le plus rapide. Dans la vue planning, on remarque que Mr Bignon avait été planifié le lundi 28 mai à Brest puis Nantes, Le Mans, Cholet et Vannes pour les jours suivants. Automatiquement, Visual Planning conseille de passer d’abord au Mans, puis Cholet, Nantes et Vannes. Il suffit ensuite de glisser-déposer les événements d’une journée sur l’autre dans la vue planning.

- Concernant Mr Laplante, représenté en gris, son trajet est bien planifié. Néanmoins, Visual Planning indique qu’il pourrait être judicieux de le faire passer par Rennes et Le Mans afin de réaliser des interventions planifiées sur d’autres collaborateurs, l’itinéraire se prêtant à cela.

Il est possible de masquer les trajets de certains collaborateurs par un simple clic droit sur les ressources souhaitées -> Filtrer les événements.

Le total du nombre de kilomètres et du temps de trajet total sur la semaine par collaborateur est disponible.

 

 

 

Identifier le collaborateur disponible le plus proche du chantier

Il est également possible avec Visual Planning de connaître quelles sont les personnes disponibles en fonction de leur emploi du temps pour réaliser une mission ainsi que la distance qui les sépare du chantier.

En glissant déposant une activité sur un contrat, cliquez sur la loupe afin de sélectionner une personne devant réaliser cette mission. En cliquant ensuite sur « Disponible suivant Durée » et « Calculer les distances » il est possible d’identifier quelles vont être les personnes les mieux placées pour intervenir (celle qui n’est pas occupée à l’instant t et qui se trouve la plus proche du chantier. 

 

 

Ordonnancement

La fonctionnalité d'ordonnancement des événements minimise les écarts entre dates de fin et dates de début d'événements. 

Les événements à ordonnancer doivent être de type horaire. 

Pour ordonnancer des événements suivant la localisation, sélectionner les événements à ordonnancer > cliquer droit sur un des événements sélectionnés > Géolocalisation > Ordonnancement. 

La fenêtre suivante s'affiche : 

 

Préciser les caractéristiques suivantes : 

Heure de début de tournée 

Si l'heure de début de tournée est précisée, le premier événement à ordonnancer commencera à l'heure définie dans ce champ. Sinon, l'heure de début de tournée commencera à l'heure du premier événement. 

Alignement 

Définir le pas d'heures à respecter entre les événements une fois le calcul effectué. 

Exemple : Supposons 2 événements à ordonnancer. Le premier événement événement 1 commence à 08h00 et finit à 10h00. Le temps de trajet de l'événement 1 vers l'événement 2 est de 52mn. Si l'alignement choisi est de : 

■ 0 minute : l'événement 2 commencera à 10h52, 

■ 5 minutes : l'événement 2 commencera à 10h55, 

■ 1 heure : l'événement 2 commencera à 11h00. 

Localisation de départ 

Si ce champ est défini, le calcul commencera à la localisation définie dans ce champ. Sinon, la localisation de départ sera la localisation du premier événement. 

Exemple : Si la localisation de départ est l'agence d'appartenance, il faudra sélectionner la rubrique qui comporte l'adresse de l'agence dans ce champ. 

Localisation de la tournée 

Préciser ici la rubrique qui servira pour l'ordonnancement. 

Afficher la carte 

Cette case, si elle est cochée, permet d'afficher la carte après le calcul.

 

RGPD

Visual Planning conforme au RGPD

Le RGPD, ou Règlement Général sur la Protection des Données, doit être mis en œuvre au 25 mai 2018. Il contient des règles relatives à la protection des personnes physiques en matière de traitement des données à caractère personnel et sur la libre circulation de ces données.

Le texte complet de la RGPD : https://www.cnil.fr/fr/reglement-europeen-protection-donnees

POURQUOI LE RGPD ? LA LÉGISLATION EUROPÉENNE ÉTAIT DÉPASSÉE !

Actuellement, les entreprises de l’UE se conforment à la directive sur la protection des données. Cette législation européenne en matière de protection de la vie privée et des données date déjà de 1995. En tant que directive elle était soumise à une marge d’interprétation par chaque pays de l’UE pour pouvoir tenir compte des spécificités nationales. De ce fait, les législations en matière de protection de la vie privée sont actuellement variables selon les pays au sein de l’UE, ce qui entraîne une gestion difficile et plus complexe pour les entreprises présentes à l’international. 
Le RGPD vise à harmoniser les pratiques de recueil, de traitement des données personnelles au sein de l’UE, et à en renforcer la protection en prenant en compte les évolutions imposées par les transformations numériques de ces dernières années, en particulier la montée en puissance du cloud computing et des réseaux sociaux. Avec le RGPD qui entre en vigueur le 25 mai 2018, tous les pays européens devront se conformer aux mêmes règles en matière de protection de la vie privée. 
Le nouveau RGPD est un règlement, à ce titre, c’est un acte législatif contraignant, qui doit être appliqué dans son intégralité au sein de l’UE.

QUE DOIT-ON CONSIDÉRER COMME DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL ?

Les données à caractère personnel sont toutes les informations qui concernent une personne physique identifiée ou identifiable. Les éléments suivants, notamment, sont des données à caractère personnel :   

Une catégorie particulière de données a été isolée : les données dites sensibles. Cela comprend par exemple les informations médicales, les données sur l’origine raciale ou ethnique d’une personne, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques, l’appartenance syndicale ou les données génétiques ou biométriques (par ex. les empreintes digitales).

COMMENT STILOG RESPECTE LES EXIGENCES DU RGPD

Bonne nouvelle ! La plupart des exigences du RGPD étaient déjà couvertes chez Stilog depuis plusieurs années. Nous les avons formalisées, complétées et adaptées lorsque nécessaire.
Les seules données que nous recueillons et conservons sont celles que vous (clients, prospects, partenaires) nous communiquez librement et en connaissance de cause : par exemple : vos coordonnées dans un formulaire de demande d’information. Nous ne recueillons aucune donnée dite « sensible ».
Nous avons nommé un Délégué à la Protection des Données (DPD) pour superviser notre stratégie et suivre notre conformité au RGPD. Vous pouvez le solliciter à tout moment en nous contactant : 01 47 29 99 69 - Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.
Nous avons recensé de façon exhaustive les données personnelles en notre possession et identifié : l’objectif de leur conservation, leur traitement, les personnes y ayant accès, leur durée de conservation, etc…

TRANSPARENCE

Les données à caractère personnel sont traitées de manière licite, loyale et transparente. Cela signifie que nous informons nos clients, partenaires et prospects sur les données à caractère personnel que nous recueillons, et la façon dont nous allons les utiliser.

LIMITATION DE LA FINALITÉ

Nous ne recueillons des données à caractère personnel que pour des finalités déterminées, explicites et légitimes, et en informons nos clients, partenaires et prospects. Par exemple, nous sommes amenés à recueillir vos coordonnées pour pouvoir vous contacter dans le cadre de votre projet de mise en œuvre de Visual Planning, réaliser des enquêtes de satisfaction, ou vous tenir informés de la sortie d’une nouvelle version.

LIMITATION DES DONNÉES RECUEILLIES 

Nous ne recueillons que des données adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités : nous ne vous demandons que des informations qui sont nécessaires au traitement de ces finalités.

EXACTITUDE

Les données à caractère personnel doivent être exactes et tenues à jour : vous avez la possibilité de nous adresser à tout moment une demande de modification de vos données (01 47 29 99 69 – Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. ).

SUPPRESSION DES DONNÉES 

Vous avez la possibilité de nous adresser à tout moment une demande de suppression de vos données (01 47 29 99 69 – Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. ). Vos données ne sont conservées qu’aussi longtemps que cela est nécessaire pour remplir la finalité.

SÉCURITÉ

Nous sommes tenus de recourir à des mesures organisationnelles et techniques de sécurité afin de protéger vos données à caractère personnel. À titre d’exemple : les bases dans lesquelles vos données sont stockées sont à accès restreints pour un nombre limité de membres de notre personnel, l’accès à nos locaux est sécurisé, toutes les données que nous manipulons (qu’elles soient dans le champ du RGPD ou non) sont sauvegardées régulièrement, etc… Nous avons par ailleurs, mis en œuvre une procédure de gestion de crise qui décrit les mesures que nous prenons pour garantir cette sécurité de vos données, et les mesures que nous prendrons si cette sécurité devait être mise en défaut.

RESPONSABILITÉ

Afin de vous assurer que toutes les mesures ont été mises en œuvre pour que les données à caractère personnel que nous traitons le soient en conformité aux principes du RGPD, nous publions ce document sur notre site internet, avons rédigé une procédure de gestion de crise, avons mis à jour nos modèles contractuels, et modifié nos formulaires de collecte de coordonnées sur notre site internet. Nous tenons toutes ces informations à votre disposition à tout moment.

CE QUE VOUS DEVEZ SAVOIR EN TANT QU’UTILISATEUR DE VISUAL PLANNING

Si vous utilisez VISUAL PLANNING pour stocker des données personnelles de vos clients (cas d’utilisation orientées : suivi de contacts, de clients, CRM, gestion d’interventions, suivi de projets, de chantiers, etc…), vous êtes également soumis aux obligations issues du RGPD en tant que « responsable du traitement » de ces données.

À ce titre, nous vous invitons à suivre les recommandations de la CNIL : https://www.cnil.fr/fr/rgpd-par-ou-commencer
Après avoir identifié un responsable, « Délégué à la Protection des Données (DPD) », en charge de ces questions :

  • 1) Constituez un registre de vos traitements de données .
    • Quelles sont vos activités nécessitant le traitement de données personnelles
    • Pour chacune de ces activités : quelle est la finalité, quelles données, qui y a accès, combien de temps faut-il les conserver
  • 2) Faites le tri dans vos données
  • 3) Respectez les droits des personnes 

a) Informez-les !

b) Permettez-leur d’exercer facilement leurs droits

c) Sécurisez vos données

Concrètement, assurez-vous :

  • De définir des mots de passe suffisamment complexes pour vos accès à Visual Planning
  • D’avoir créé un login par utilisateur
  • D’avoir obtenu formellement l’accord de vos clients pour figurer dans vos plannings
  • De ne pas stocker des coordonnées de clients pour lesquels vous n’effectuez plus aucune activité depuis de plusieurs années : nous vous conseillons d’utiliser les fonctionnalités de filtrages sur Historiques de Visual Planning pour les identifier.
  • De n’avoir créé dans vos plannings que les rubriques de données personnelles de vos clients (coordonnées, etc…) strictement nécessaires pour votre utilisation.

Téléchargez le document complet du RGPD.

Pour toute question :
N’hésitez pas à vous rapprocher de vos interlocuteurs commerciaux habituels, ou contactez-nous :
+33 1 47 29 99 69 - Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. .

Visual Planning - Publipostage

VPPublipost

Le module VPPUBLIPOST permet de générer un ou plusieurs documents au format :

WORD (.DOC,.DOCX) si le modèle utilisé est un document Word,

.PDF si le modèle utilisé est un document Pentaho.

*.PRPT si l'application PENTAHO est utilisée.

 

Les documents sont générés à partir d’un ou de plusieurs événements. Il est possible de générer autant de documents que d'événements sélectionnés et aussi de générer un seul document pour plusieurs événements sélectionnés.

 

Exemple de publipostage : 

  1. Gestion des qualifications

Avec les rubriques « Valeurs d’événements » paramétrables dans Visual Planning, on va pouvoir récupérer toutes les dates de validité pour des événements tel que CACES, visite médicale, etc.

Une fois ces valeurs correctement renseignées, un simple clic droit sur le(s) événement(s) permettra de créer une feuille avec la totalité des informations concernant un collaborateur.

 

  1. Envoi d’un BL

Sur un chantier, un technicien peut valider un bon de livraison. Via un accès VPGO, disponible sous smartphone ou tablette, celui-ci valide par son client ce BL. Un publipostage peut alors être générer automatiquement et être envoyé au client par email.

 

  1. Feuille de présence.

 

Lors de session de formation, des feuilles de présence peuvent être générer automatiquement pour attester la présence de participants à une session de formation

VPGO

 

Application mobile multiplateforme disponible sur iOS et Android, VPGo devient l'outil de mobilité par excellence : toutes les actions de consultation, création, modification, suppression sont accessibles... y compris en mode déconnecté ! La connexion internet n'est plus un prérequis au travail nomade !

 

En tant qu'application mobile, VPGo utilise les périphériques disponibles sur vos téléphones : authentification via TouchID, ajouts de photos via l'appareil photo, scan de Q/R Codes, utilisation de vos applis de GPS, etc..